Christine Samböck
Kurzpräsentation:

Quelle:
http://www.zeitblueten.com/news/675/ablagesystem/**

Ein Ablagesystem für Ihren Schreibtisch!


Mit einem organisierten Schreibtisch legen Sie den Grundstein für eine effiziente Büroorganisation. Zum Um und Auf jedes organisierten Schreibtisches gehören ein geeignetes Ablagesystem und der Papierkorb.

Zu viele Unterlagen auf einem Schreibtisch haben folgende Nachteile:

  1. Stehlen Arbeitsfläche
  2. Jeder Blick auf ein unerledigtes Papier erzeugt Stress

So kann man auf einen Schreibtisch Ordnung schaffen:

Besorgen Sie sich vier Kunststoffboxen. Auch gennant Schiffe. Diese Schiffe lassen sich mittels einer Nut-Schiebe-Verbindung übereinander stellen. Natürlich können Sie andere Behältnisse verwenden, die ihren Zweck erfüllen.

Wenn Sie Rechtshänder sind, platzieren Sie Ihre Schiffe rechts auf dem Schreibtisch.
Sie sollen direkten Zugriff ohne Änderung der Sitzposition haben. Sind Sie Linkshänder, dann eben umgekehrt.
Ganz wichtig: Beschriften Sie Ihre Ablage-Schiffe mit eindeutigen aussagekräftigen Namen. Wenn Sie ein Papier in der Hand halten, müssen Sie sofort wissen, in welche Ablage es gehört.

Mann kann diese Kunststoffboxen zum Beispiel so beschriften:
  • Unerledigt
  • Wiedervorlage
  • Ablage
  • Eingang

Was kommt jetzt in die einzelnen Schiffe?

Unerledigt:

Dies ist mein oberstes Schiff. Hier gebe ich alle Dokumente, die eine Aufgabe zur Folge haben.
Besteht ein Dokument aus mehreren Blättern, verwenden Sie keine Büroklammern für das Zusammenheften. Durch das Einschieben und Herausnehmen aus der Ablage kommt schnell ein Durcheinander heraus.

Nun zum nächsten Schiff, der Wiedervorlage:

In diesem Ablagefach habe ich Formulare, Listen und Dokumente, die ich immer wieder benötige. Dieses Fach hebt sich farblich von den anderen ab, weil ich darauf oft während eines Telefonates zugreifen muss.

Das dritte Schiff trägt den Namen Ablage:
Hier gebe ich alle Unterlagen, die ich ablegen kann, also die erledigt sind. Wenn ich zwischendurch Zeit habe, lege ich diese Dokumente in den entsprechenden Ordnern ab.

Das Extraschiff Eingang:

Hier gebe ich alle Dokumente, die während des Arbeitstages eintrudeln (Fax, Post…), ohne sie weiter zu berücksichtigen und dadurch Zeit zu verlieren.
In vielen Firmen gibt es bereits für jeden Mitarbeiter ein Eingangsfach.

Ein Verbündeter im Kampf gegen das Chaos

Der Papierkorb:
Schmeißen Sie alles weg, was Sie nicht unbedingt brauchen!
Noch was zum Papierkorb: Am besten eignet sich eine größere Schachtel unter dem Schreibtisch.
Auch hier gilt wieder: Der Papierkorb wird in direkter Nähe platziert, wenn Sie Rechtshänder rechts von Ihnen.
So, nun haben wir eine effiziente Ablage geschaffen