Archivierung von Dokumenten

Verena
Archivierung von Dokumenten

Mit der richtigen Archivierungsmethodik behalten Sie auch in Ihrem Archiv den Überblick. Die meisten Büros führen ein Archiv, in dem Dokumente, die nicht mehr in Verwendung sind, aufbewahrt werden. Dokumente werden aus folgenden Gründen im Archiv aufbewahrt:
  • weil das Gesetz es vorschreibt,
  • weil sie zur Beweissicherung dienen könnten,
  • weil die Firmenhistorie erhalten bleiben soll
Zielsetzung:
    • Mehr Ordnung und Transparenz durch elektronische Dokumenten-Ablage
    • Verkürzung von Bearbeitungszeiten
    • Schnelles und einfaches Recherchieren und Finden von Dokumenten Standort
    • unabhängiger Zugriff mehrerer Mitarbeiter auf die benötigten Unterlagen

Das Ziel sollte lauten: "Wir bewahren Unterlagen nur so lange auf, wie es aus mindestens einem der genannten Gründe notwendig ist. Danach werden sie konsequent vernichtet." Überflüssige Dokumente-Aufbewahrung verursacht hohe Kosten und Zeitverluste.

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