Andrea Kaser

http://www.zeitblueten.com/news/1294/bueroorganisation-tipps-effiziente-ablage/

4 Tipps für eine effiziente Ablage:
  1. Richtige Kategorien wählen
    Um in den Ordnern auch Ordnung und damit Übersichtlichkeit zu schaffen, sind Kategorien (z.B. durch Trennblätter) erforderlich. Die Kategorien ergeben sich aus den Ablage-Unterlagen. Die gewählten Kategorien sollten unbedingt gut durchdacht sein. Denn diese können und sollen dann als Standard für jedes Projekt genutzt werden. Das erleichtert die Ablage wesentlich.
  2. Eindeutige Kennzeichnung
    Eindeutige und leserliche Kennzeichnung ist Voraussetzung um zu wissen, wo was abgelegt werden soll. Das gilt jetzt für die Beschriftung der Ordner selbst (einheitliche Ordnerrücken) als auch die Beschriftung der Kategorien. Hinter Bezeichnungen wie Diverses, Verschiedenes, Allgemein gehen in der Regel Unterlagen „verloren“.
  3. Unterschiedliche Farben
    Farben sind tolle Helfer bei der Organisation und somit auch bei der Ablage. Farben dienen zur Orientierung und tragen zur Übersicht bei. Für alle Projekte werden generell z.B. blaue Ordner verwendet, für Buchhaltungsunterlagen werden rote und für bürointerne Vorgänge gelbe Ordner verwendet.
  4. Regelmäßig Unterlagen ablegen
    Damit eine Ablage auch wirklich etwas bringt und man Unterlagen auch dort findet wo sie hingehören, müssen diese regelmäßig abgelegt werden.